MyPeopleDoc est un service de plus en plus utilisé en entreprise dans le domaine des ressources humaines. Ce coffre-fort numérique permet aux salariés de centraliser et de sauvegarder l’ensemble de leurs documents administratifs : bulletins de salaire, contrats de travail, attestations et autres pièces essentielles. Avec cette solution, chaque utilisateur dispose d’un espace personnel pour la gestion des documents RH. Dans cet article, on présente MyPeopleDoc, ses fonctionnalités et comment l’utiliser.
MyPeopleDoc : présentation
MyPeopleDoc est un coffre-fort virtuel créé pour aider les entreprises dans la gestion de leurs ressources humaines, et ce, quelle que soit leur taille. Racheté par le groupe UKG en 2018, il est connu dans les pays anglophones sous le nom de UKG — Service Delivery. Cette solution électronique garde en sûreté l’ensemble des documents liés à la vie professionnelle des salariés. Les employés peuvent conserver dans leur espace de stockage des fiches de paie, des contrats de travail, des factures, etc.
Utilisable sur ordinateur, tablette et smartphone, MyPeopleDoc s’adapte aux usages modernes. Ce logiciel d’archivage, installé après souscription à un abonnement, est devenu au fil des ans un outil GED fiable pour les organisations qui veulent digitaliser durablement leur gestion administrative.
Quelles sont les principales fonctionnalités de ce coffre-fort électronique ?
Stockage de documents, archivage, signature électronique… découvrez ci-après les fonctionnalités les plus importantes de MyPeopleDoc.
Le stockage de documents
Sur MyPeopleDoc, chaque utilisateur a droit à un espace personnel de 10 Go, entièrement gratuit et à vie, pour conserver ses fichiers sensibles. Cet espace a pour vocation d’héberger des documents importants, notamment : les bulletins de paie, les contrats de travail, les attestations professionnelles, les notes de service, les notes de frais, les certificats, etc. Avec un tel volume de stockage, chaque salarié peut conserver toutes ses informations administratives au sein d’un espace de stockage sécurisé. Cette fonctionnalité de conservation numérique constitue la base du service.
Le transfert et le partage de fichiers
MyPeopleDoc dématérialise les échanges documentaires. En effet, le logiciel a été doté d’un système qui automatise la distribution des documents administratifs sous format numérique vers l’ensemble des salariés. Cette transmission s’effectue en temps réel et sur programmation, directement vers l’espace individuel de chaque employé.
À l’inverse, les collaborateurs ont aussi la possibilité d’envoyer des fichiers aux ressources humaines ou aux services concernés sans recourir à un échange de documents-papier. Ce mécanisme réduit le temps consacré aux procédures internes. Avec ce processus, les entreprises font baisser les coûts relatifs à l’impression et sécurisent davantage les informations.
L’archivage numérique
Au-delà du simple stockage, MyPeopleDoc fait de l’archivage longue durée. Une fois déposés dans le coffre numérique, les fichiers sont transférés et conservés pendant une période de 50 ans au sein de CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations. Cet archivage confère aux documents une valeur probante. De quoi garantir leur authenticité devant les institutions et la justice. L’archivage de MyPeopleDoc donne ainsi un poids légal à la conservation électronique des données sensibles.
Avec ce dispositif, les entreprises donnent à leurs salariés un gage quant à la préservation durable de leurs informations administratives stratégiques. Les utilisateurs, eux, ont ainsi la certitude que leurs contrats, leurs bulletins et leurs courriers importants seront accessibles et protégés sur le long terme.
La signature électronique
MyPeopleDoc est doté d’une fonctionnalité de signature électronique. Les employés n’ont donc plus besoin d’imprimer, de scanner ni de se déplacer pour valider un engagement contractuel. Le processus se déroule entièrement en ligne et répond aux exigences légales en vigueur. Depuis leur espace personnel, les collaborateurs peuvent signer leurs contrats de travail, leurs avenants et tous les documents nécessitant un émargement. Cela raccourcit les délais et évite les démarches physiques chronophages. De plus, chaque signature bénéficie d’une sécurisation technique qui lui confère une valeur juridique.
La gestion des procédures liées aux ressources humaines
MyPeopleDoc constitue aussi un outil de pilotage des processus administratifs. Il faut savoir que le logiciel organise automatiquement les fichiers déposés et applique un horodatage pour une traçabilité continue. Chaque action effectuée sur un document (envoi, modification et validation) est enregistrée et consultable en cas de besoin. Ce suivi constant accroît la transparence et constitue une preuve en cas de litige. Aussi, cette structuration systématique facilite le travail des responsables RH. Ces derniers peuvent accéder rapidement aux données nécessaires sans multiplier les recherches.
MyPeopleDoc : souscription, activation et connexion
Normalement, le choix de MyPeopleDoc est fait par l’entreprise. C’est elle qui choisit de s’abonner au service auprès d’UKG. Elle sélectionne le forfait le mieux adapté à ses besoins, puis reçoit un accès professionnel qui permet d’inviter ses salariés.
Après la souscription, chaque collaborateur reçoit un message sécurisé contenant un lien d’activation. Ce lien conduit vers une page sur laquelle l’utilisateur doit créer un identifiant personnel ou login (généralement un email) et définir un mot de passe confidentiel.
Une fois ces éléments validés, l’accès au coffre-fort numérique est opérationnel et l’employé peut commencer à consulter ses documents en ligne. Pour toute connexion ultérieure, il suffit de se rendre sur la page d’authentification (www.mypeopledoc.com/#/login) et saisir les codes choisis lors de l’activation.
